Baca chat dan ketik ulang order
Staf membaca tiap pesan, konfirmasi item dan jumlah, lalu menyalinnya ke sheet atau POS. Jam sibuk habis buat ngetik, bukan masak atau jualan.
F&B
Order masuk, pembukuan beres.
Order WhatsApp, omzet tiap cabang, dan invoice supplier langsung diproses begitu masuk, dan tim Anda tinggal menyetujui yang penting. Jalan di atas tools yang sudah Anda pakai. Nggak ada yang berubah di sisi Anda.
Pesan demoDipercaya bisnis yang lagi bertumbuh di Indonesia & Singapura
Ke mana jam kerja habis
Order-nya gampang. Admin setelahnya yang makan waktu.
Tiap order di WhatsApp memulai rantai ketik ulang: ke sheet order, cek transfer, aplikasi kurir, dan di akhir bulan, ke pembukuan.
Mencocokkan transfer dengan order
Screenshot transfer dan QRIS dicek satu per satu dengan order dan omzet cabang. Pembayaran sebagian dan refund nunggu siapa yang sempat.
Menyusun ulang pembukuan dari nota
Invoice supplier, surat jalan, dan omzet harian baru diinput ke Accurate atau Jurnal di akhir bulan, cabang demi cabang, setelah kejadian.
Titik awal
Beberapa titik awal yang paling terasa
Semuanya alur kerja yang sudah kami jalankan untuk bisnis F&B. Mulai dari yang paling menyita jam kerja tim Anda.
Customer operationsLihat cara kerja customer operations
Terima order lewat WhatsApp
Item, jumlah, slot pengiriman, dan alamat dikonfirmasi di chat, sesuai menu dan aturan cut-off Anda, dengan cek stok.
Tiap order tercatat tanpa ketik ulang.
Cek pembayaran dan pesan kurir
Bukti transfer atau QRIS dicek, order dilepas, dan kurir Gojek atau tim sendiri dipesan dalam satu alur.
Pelanggan dapat konfirmasi dalam hitungan menit.
Jawab dua puluh pertanyaan yang itu-itu lagi
Jam buka, menu, halal, minimum catering: dijawab dari informasi Anda sendiri, dan dioper ke staf kalau nggak rutin.
Staf pegang pengecualian, bukan FAQ.
Pre-order dan permintaan catering
Order besar dicatat dengan detail yang dibutuhkan dapur, lalu diteruskan ke cabang yang tepat untuk disetujui.
Nggak ada permintaan hilang di thread yang ramai.
Finance & accountingLihat cara kerja otomatisasi keuangan
Rekonsiliasi omzet cabang ke bank
Omzet harian tiap cabang dicocokkan dengan settlement bank dan payout platform, termasuk pembayaran sebagian dan refund.
Hanya selisih sungguhan yang sampai ke orang.
Invoice supplier dicek ke PO
Foto invoice di WhatsApp dibaca, dicek ke PO dan surat jalan, lalu dikode ke akun yang benar di Accurate, Jurnal, atau Sheets.
Total dan PPN dicek sebelum masuk pembukuan.
Pemilik & manajemenKenalan dengan Rapi
Briefing pagi lintas cabang
Penjualan kemarin, void, stok menipis, dan chat pelanggan yang belum dijawab, per cabang, dalam satu pesan sebelum buka.
Lima menit, bukan lima spreadsheet.
Pantau harga supplier
Perubahan harga di invoice terdeteksi dan dirangkum, jadi Anda nego sebelum margin tergerus.
Margin yang bergeser ketahuan di minggu yang sama.
Cara kerjanya
Dari order WhatsApp sampai hari yang tertutup rapi.
Order masuk di chat. Biks mengonfirmasinya sesuai menu dan aturan cut-off, mengecek pembayaran, memesan kurir, dan mencatat penjualannya di sheet atau Accurate. Yang di luar aturan, misalnya pembayaran sebagian atau harga supplier baru, menunggu orang di thread yang sama. Nggak ada yang diketik ulang, nggak ada yang diputuskan dua kali.
Anda tetap pegang kendali
Nggak ada yang jalan tanpa persetujuan Anda.
Anda yang menentukan batasnya. Biks nggak pernah membayar supplier, me-refund pelanggan, atau mengubah harga sendiri. Baris yang nggak jelas dikirim ke orang yang ditunjuk lengkap dengan konteksnya, dan tiap aksi tercatat.
- BatasPembayaran, refund, dan perubahan harga di atas batas yang Anda tetapkan menunggu persetujuan orang.
- Flag dan antrean reviewStruk yang nggak terbaca atau total yang nggak cocok dikirim ke orang yang tepat beserta alasannya, bukan masuk ke pembukuan.
- Log auditTiap order, pencocokan, dan persetujuan tercatat: siapa, apa, kapan, dan bisa diekspor.
- Belajar dari koreksiKoreksi akun supplier sekali, semua invoice berikutnya mengikuti. Nggak ada yang diputuskan ulang tiap bulan.
Hasil terukur
Empat jam admin order jadi dua puluh menit.
Rosalie, bisnis makanan yang berjualan lewat WhatsApp, live dalam tiga minggu. Sebuah grup multi-cabang yang kami bantu mengganti cek pagi lima admin selama dua jam dengan review lima menit untuk sebelas cabang.
4+ jam → 20 menitAdmin order harian
99%Tingkat respons
>50%Closing rate lebih tinggi
Baca studi kasus Rosalie“Sekarang kami pegang seluruh sistem order dari awal sampai akhir.”
Cara kami bekerja
Petakan, uji coba, perluas. Live dalam sekitar seminggu.
- Pemetaan & koneksi
Kami memetakan satu alur kerja bersama tim Anda, biasanya order atau omzet, lalu menghubungkan tools yang terlibat: WhatsApp, ekspor POS, Sheets, dan Accurate atau Jurnal.
- Pilot di produksi
Jalan di order sungguhan di samping staf Anda, yang mengoreksinya sambil jalan. Pembayaran dan refund menunggu persetujuan sejak hari pertama.
- Perluas
Cabang berikutnya, alur kerja berikutnya, brand berikutnya, di mesin dan aturan yang sama.
Harganya per alur kerja: biaya bangun sekali, lalu langganan bulanan untuk operasional dan perbaikannya. Bandingkan dengan admin yang tadinya mau Anda rekrut, bukan dengan software.
FAQ
Bisa terima order WhatsApp tanpa staf ketik ulang?
Bisa. Order dikonfirmasi di chat sesuai menu, stok, dan aturan cut-off Anda, lalu dicatat ke sheet order, ekspor POS, atau Accurate tanpa diketik ulang. Staf masuk hanya untuk pengecualian.
Gimana cara mencocokkan omzet cabang dengan bank?
Omzet harian tiap cabang dicocokkan dengan settlement bank dan payout platform seperti Gojek atau Grab, termasuk pembayaran sebagian dan refund. Yang cocok dicatat; hanya selisih sungguhan yang dikirim ke orang beserta alasannya.
Apakah sistemnya bisa refund pelanggan atau bayar supplier sendiri?
Nggak. Biks nggak pernah membayar, me-refund, atau mengubah harga sendiri. Aksi seperti itu menunggu orang di atas batas yang Anda tetapkan, dan tiap aksi tercatat.
Bagaimana data pelanggan dijaga sesuai UU PDP?
Data pelanggan tetap di akun WhatsApp Business dan tools Anda sendiri. Biks hanya membaca yang dibutuhkan alur kerja, mencatat tiap aksi, dan nggak pernah memakai data Anda untuk melatih model. Kami bantu menyiapkan pemberitahuan tujuan dan persetujuan yang diminta UU PDP.
Berapa biayanya dibanding merekrut admin?
Tiap alur kerja punya biaya bangun sekali dan langganan bulanan untuk operasional dan perbaikan. Kami menentukan cakupannya lewat call dan membandingkan harganya dengan admin yang digantikan, bukan dengan lisensi software.